Come risparmiare tempo, evitando i 6 killer dell’efficienza

Chi ha l’impressione di perder tempo nei dettagli, invece che dedicarsi alle scadenze importanti, si trova nella trappola dell’efficienza. Vi mostreremo come risparmiare tempo con piccole modifiche al vostro approccio lavorativo.

1. Evitate distrazioni con le notifiche Pop-up

A parte casi eccezionali, le notifiche e-mail rappresentano un costante freno all’efficienza. Incoscientemente esiste sempre la paura di perdersi qualcosa, se non si apre la subito la email appena arrivata. Se appare una notifica, perché voi avete ricevuto una email, allora perderete sicuramente il vostro ritmo produttivo.

Calcolare l’efficienza è facile: supponiamo che spendiate circa 40 secondi a sorvolare il contenuto di ogni mail. Moltiplicatelo per 25 email ricevute, e risulteranno 15 minuti. Avrete quindi un problema con i 15 minuti persi a sorvolare il contenuto delle email. Quando elaborerete l’email in un momento successivo, dovrete nuovamente sorvolare il contenuto delle altre mail in entrata, e di nuovo spenderete inutilmente altri 15 minuti.

Naturalmente lo stesso vale per le notifiche su WhatsApp e altri sistemi di messaggistica del vostro smartphone.

Il consiglio risparmia-tempo: disattivate le notifiche e-mail che disturbano il vostro flusso produttivo. Meglio organizzare tempi appositi per l’elaborazione delle email in entrata.

2. Elaborate con metodo le vostre e-mail

Decidete voi, quanto tempo dedicare all’elaborazione delle e-mail. È possibile farlo tre volte al giorno (mattina, pomeriggio e sera) per 30 minuti, come anche un’ora al giorno. Voi sapete meglio di tutti, con quale frequenza elaborare le vostre email. Importante è che, in questo lasso di tempo, voi vi dedichiate esclusivamente a questo.

Ponetevi come obiettivo, quello di aprire ogni singola email il meno possibile – ideale sarebbe un’unica volta. Le cinque azioni più importanti a riguardo sono:

• Cancellare: le email che non vi servono.
• Inoltrare: le mail che non vi riguardano o che sono destinate ad altri reparti.
• Archiviare: tutte le mail che potrebbero servirvi in un altro momento.
• Evadere: rispondete alle email o ponete delle scadenze.
• Fissare un orario: tutto ciò che richiede oltre 5 minuti di tempo, verrà inserito nella lista delle-cose-da-fare.

Una volta abituati a far seguire una delle suddette azioni ad ogni apertura di email, si produrrà un considerevole risparmio di tempo – di solito circa 30 minuti al giorno!

3. Rendete visibile l’efficienza

Un altro motivo per cui si verifica il protrarsi di un lavoro è la mancanza di organizzazione e di responsabilità precise. Per esempio: se avete bisogno di una informazione da un vostro contatto che, per svariati motivi, non risponde mai.

In questo caso bisogna porsi degli obiettivi invece che aspettare che il vostro contatto prenda in mano la questione. Preparatevi un calendario settimanale con l’obiettivo di ottenere progressi realistici, invece che perder tempo nel chiedere risultati al Signor Rossi. I relativi obiettivi potrete riordinarli, concentrando i contatti con il Signor Rossi ogni due giorni, per chiedere il necessario feedback.

4. Non rincorrete l’esasperato perfezionismo

Perdere tempo non vuol dire necessariamente non fare niente. Anche l’ossessione per un obiettivo può trasformarsi in un killer dell’efficienza. Per questo serve orientarsi al principio di Pareto: questo dice che l’80% dei vostri obiettivi può essere risolto con il 20% del vostro impegno. Il restante 20% degli obiettivi richiede l’80% del vostro tempo.

Il consiglio risparmia-tempo: chiedetevi se una ulteriore disponibilità di tempo nel vostro attuale progetto può rappresentare un effettivo investimento nel vostro obiettivo, o se invece apporterebbe modifiche irrilevanti.

Qui i perfezionisti faranno fatica, ma solitamente l’effettivo risparmio di tempo nella maggior parte dei casi risulta sufficientemente convincente.

5. Sappiate mettere ogni strumento utile al posto giusto

L’eterna ricerca di documenti, materiale o linee guida del vostro committente costa tempo prezioso. Anche se sembra banale: affidate ad ogni tipo di documento e ad ogni strumento il posto giusto all’interno del vostro spazio di lavoro – se necessario, fissate per iscritto il vostro sistema.

Il fatto di affidare ad ogni oggetto un determinato spazio vi consentirà di ridurre al minimo il tempo impiegato a cercarlo. Funziona esattamente come con il cassetto delle posate, nel quale cercate in automatico cucchiai, coltelli e forchette.

Questo principio vale anche per il vostro desktop. A tale proposito, innumerevoli tutorial e siti online potranno guidarvi al riordino funzionale e definitivo del vostro desktop.

6. Non fatevi bloccare dalle arrabbiature

Le arrabbiature non nascono solo nelle relazioni con colleghi o committenti – già il tragitto al lavoro o verso il vostro primo appuntamento della giornata può causare tensione. A chi si arrabbia spesso, non rimane poi altro che raffreddare lo spirito e calmarsi. Tutto questo non costa solo nervi, ma anche tempo.

Fermatevi un momento, quando sentite che sta arrivando la rabbia. Contate lentamente fino a 10 – a voce alta o nel pensiero. Concentrarsi sui numeri consente una specie di riavvio, che vi porta poi ad affrontare la situazione che ha generato rabbia con più calma.

Conclusione: Il risultato fa la differenza

Anche se queste piccole modifiche nel vostro metodo di lavoro vi sembreranno poco interessanti, alla fine della giornata faranno la differenza. Da una parte vi renderete conto del tempo risparmiato, dall’altra imparerete che è meglio affrontare tanti piccoli ostacoli, che un unico grosso.

Testo tradotto dal testo originale di Jürgen Kurz, fondatore di Büro-Kaizen®, un metodo che consente di ottenere almeno il 20% in più di efficienza in ufficio. La sua attenzione è rivolta ai processi efficienti in ufficio, alle soluzioni digitali, all’ufficio di domani e al lavoro mobile.