Come organizzare la giornata di un freelance – Seconda parte

Nella prima parte dell’articolo vi abbiamo dato qualche suggerimento su come organizzare al meglio la giornata e quali sono i metodi da poter applicare al vostro lavoro. In questa seconda parte vogliamo darvi degli strumenti utili, programmi e app, che vi permetteranno di lavorare in maniera più concentrata e organizzata.

Uno studio ha dimostrato che i dipendenti più produttivi sono quelli che lavorano in media 52 minuti, alla fine dei quali fanno 17 minuti di pausa. Se davvero si debba fare una pausa dal lavoro ogni 52 minuti è naturalmente discutibile, anche perché ognuno di noi ha il suo ritmo lavorativo. Una cosa è certa: le pause sono estremamente importanti per liberare la mente e continuare a lavorare, o a scrivere nel nostro caso, a mente fresca.

La tecnica del pomodoro e strumenti utili

Un modo per aumentare la produttività è quello di lavorare con la tecnica del pomodoro, ideata da Francesco Cirillo:

1. Scegli l’attività da svolgere
2. Imposta il timer a 25 minuti
3. Lavora alla tua attività (scrivi) fino a che suona il timer
4. Fai una pausa di 5 minuti
5. Ripeti i passaggi dall’1 al 4 almeno tre volte, dopodiché fai una lunga pausa di 15-20 minuti

In questo modo lavorerete in maniera più concentrata e sarete anche più efficaci. Gli strumenti che vi consigliamo, basati su questa tecnica, sono i seguenti:

Focus Booster

Questo strumento vi aiuta ad organizzare le ore di lavoro e a programmare pause regolari che non interrompano i vostri ritmi lavorativi. Un allarme vi ricorderà di fare una pausa e un altro vi ricorderà che la pausa è terminata. Molto utile la funzione che permette di registrare il tempo e in questo modo riconoscere quanto tempo ci è voluto per completare un determinato compito.

La versione base di Focus Booster è gratuita. È disponibile online e come applicazione desktop per Windows e Mac.

Workrave

Ricorda all’utente di fare delle pause regolari, strutturando in questo modo il flusso del lavoro. Questo strumento distingue tra micro pause e periodi di riposo più lunghi; in entrambi i casi è possibile personalizzare ogni attività con le sue dovute pause. Gli utenti possono anche impostare un limite giornaliero di lavoro al pc. Superato questo, una notifica avverte che è arrivato il momento di staccare. Ciò che rende Workrave speciale è la caratteristica di offrire una serie di esercizi di rilassamento da poter eseguire durante le pause direttamente davanti al pc.

Workrave è gratuito e disponibile per Windows. 

Strumenti per evitare distrazioni e perdere tempo

Non sono sempre i fattori esterni responsabili della tua distrazione. Molto spesso sei proprio tu a distrarti e la fonte principale di distrazione è proprio il mondo digitale. Fortunatamente esistono alcuni strumenti utili che aiutano a rimanere più concentrati e a lavorare in modo più costante.

Rescuetime

Dov’è volato il tempo? Se siete sempre lì a porvi questa domanda, allora è arrivato il momento di utilizzare Rescuetime, uno strumento di registrazione del tempo, che riesce a fornire un report completo della vostra attività al pc.

Rescuetime fornisce un quadro dettagliato di ciò che si è fatto al pc, come la scrittura di email o la navigazione sui social media. Gli utenti possono anche specificare quanto tempo vogliono dedicare al massimo ad una determinata attività al giorno e una notifica avvertirà al momento in cui il limite verrà superato. Ottimo tool per utilizzare più efficacemente il proprio tempo ed essere più produttivi. La versione base di RescueTime Lite è gratuita.

Freedom

Con Freedom è possibile inserire alcuni siti in una lista nera, in questo modo pagine come Facebook o Youtube, una volta inserite, verranno bloccate per tutto il tempo che deciderete. Chi lavora solo su Word, e non necessita di Internet, può decidere addirittura di bloccare l’intera rete Internet.

La versione gratuita permette di bloccare due siti web selezionati o Internet in generale. Freedom è disponibile per computer Windows e Mac.

Screenshot Freedom

Self Control

È un’applicazione per Mac e funziona in modo simile a Freedom, Per un determinato periodo di tempo, è possibile bloccare alcune pagine web. Fino allo scadere di questo tempo, le pagine definite non possono essere in alcun modo riattivate, nemmeno riavviando il pc.

Writemonkey

Si tratta di uno strumento che vieta tutte le distrazioni dallo schermo. In modalità a schermo interno, vengono visualizzati solo il documento di testo effettivo, il numero di parole e l’orario. Tutte le altre finestre saranno tenute nascoste.

Il minimalismo di Writemonkey ci ricorda la buona vecchia macchina da scrivere. Offre anche un controllo ortografico gratuito (scarica il dizionario italiano dal sito web del produttore) e, se desiderato, calcola la percentuale di scrittura raggiunta Writemonkey è gratuito e disponibile per Windows.

Altre app utili

Un’applicazione che aiuta ad organizzarsi meglio è Chaos Control che si base sul famoso metodo “Detto, fatto!” di David Allen, disponibile in versione gratuita e versione premium a pagamento.

Infine l’app Pareto si basa sul principio di Pareto da cui prende il nome, secondo cui l’80% di tutti i compiti si possono eseguire nel 20% del tempo disponibile. L’applicazione è particolarmente adatta alla coordinazione di progetti con diversi team.

Conclusione

Speriamo che questo tutorial vi aiuti ad utilizzare il vostro tempo in maniera più efficiente, a rimanere concentrati e a mantenere la calma anche quando la quantità di lavoro non lo permetterebbe.